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4 acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer

¿Cómo no descuidar lo importante? ¿Cómo centrarte en lo que deberías hacer cuando no paran de llegar cosas? ¿Cómo conseguir avanzar si la mayoría de cosas te frenan? Te propongo cuatro acciones para no perderte cuando tienes mucho que hacer. ¿Los vemos?

1. Identifica y ASEGURA el “corazón” del día

Si no lo has hecho ya el día anterior, hazlo cuanto antes. ¿Cuál es el “corazón” del día? Las tareas y actividades clave que necesitas terminar para avanzar de verdad. Sin ese Rumbo claro, es facilísimo perderse y luego no encontrar el camino. Tres puntos clave aquí:

  • Céntrate en esas cosas cuanto antes. A primerísima hora, antes del resto de cosas (Correo, chequeos, etc).
  • Si no puedes a primera hora (porque te han atrapado con una urgencia, o tienes una reunión), revisa tu agenda y localiza otro bloque del día donde podrás hacerlo en condiciones.
  • Si tu día está muy fragmentado (con reuniones, llamadas, visitas…), divide esas tareas en trozos que puedas ir encajando en los huecos que tengas.

2. Pregúntate: ¿Cuál es la mejor tarea para AHORA?

Si tienes mucho que hacer, es fácil que vayas siguiendo tu lista de tareas de forma lineal. Es decir, haces las tareas en la secuencia que aparecen ahí. Eso puede ser una mala idea, puesto que podrías elegir hacer algo correcto pero en momento incorrecto. Analiza tu lista y pregútante: «para ESTE momento, según el tiempo que tengo, mis ganas y capacidad de atención, ¿qué me interesa hacer?».

El Rumbo y la Ruta son esenciales. Porque si no sabes a dónde vas, da igual el camino que tomes. Y si no sabes lo que quieres, da igual lo que hagas.

3. «¿Esto que me piden es “para ya” o “para YA”?»

Uno de los puntos débiles de mucha gente es malinterpretar peticiones que llegan ahora, como cosas que tengo que hacer ya. Es una de las principales razones por las que te pierdes. Casi siempre que llegan cosas así, las perjudicadas son las tareas importantes, las que ya habías empezado, o las que tenías que entregar hoy. No te dejes llevar por el «necesito que me hagas esto». Aun cuando sea para “ya”, verás que la gran mayoría pueden esperar a que remates lo que estabas haciendo. Es la diferencia entre arrastrar cosas a medias o ir avanzando de verdad.

4. Reduce o retrasa (conscientemente) temas menores

Cuando tienes mucho que hacer te puede interesar reducir o incluso retrasar cosas para otro día. Para hacer sitio a lo importante, a lo que más resultados te da, a lo que te da satisfacción y te permite dar en la diana. Yo siempre tengo una excusa para hacerle sitio a lo importante. No me importa procrastinar lo pequeño, las cosas que no me van a hacer llegar lejos. Ya las haré, no me preocupo, pero hoy me centro en no perderme y concentrarme donde quería.

Actividad vs. Productividad. Hacer un millón de cosas pero descuidar lo importante. Moverte sin parar pero sin un Rumbo claro. Trabajar un montón pero sin dirección…

¿Te sueles perder cuando tienes mucho que hacer? ¿Cuál es tu estrategia en días así?

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19 momentos donde vas a ganar tiempo si dices “no”

Dice una leyenda urbana que saber decir “no” es uno de los hábitos que más cuesta desarrollar. Y a base de repetirla cada vez cuesta más. Sobre todo si no sabes por qué lo haces, o no tienes muy claro lo que vas a ganar con ello. Ganar Tiempo es una poderosa razón porque… ¿quién no lo necesita?

Instalado en la Saturación

Después de pasar de ello durante mucho tiempo, al final lo de decir “no” me lo tomé en serio. Porque hubo una época en la que eran otros los que decidían por mí. Llegué a un punto de saturación total, mis prioridades estaban perdidas y cada día vivía más “desenfocado”.

Todo esto lo resumía así: «¡Me falta tiempo!». Pero yo acallaba mis pensamientos diciendo que «lo estaba haciendo bien, que tenía que llegar a todo». Y es cuando uno está instalado en la multitarea y la hiperactividad, tiende a sentir una falsa sensación de control.

La situación fue a peor: cada vez menos “tiempo” y mis prioridades estaban más arrinconadas. Hasta que finalmente decidí ponerme en serio con este hábito (o habilidad).

Ganar tiempo (y más cosas) con un simple “no”

Desde entonces he dicho “no” a muchas empresas; a montarlas o apoyarlas. También a nuevos a proyectos y colaboraciones, y también a personas. Pero a quien más veces le he dicho “no” ha sido a mí mismo. “No” a hábitos, costumbres, tendencias y cosas que antes hacía sin pensar, y que me quitaban MUCHO.

No es que no fueran buenas ideas y proposiciones. No es que no quiera hacer nuevas cosas junto a otros. Sobre todo si son divertidas. No es que no quiera salir de mi zona de confort. Es, sencillamente, que en este momento no encajan dentro de lo que busco yo.

Los Motivos para decir “no”

Cada uno sabe el porqué de decir “no”. Su motivación. Yo tengo varias. Pero a día de hoy hay una que es la que me ayuda más, porque me pone la decisión muy fácil:

Mi principal motivación para decir “no” es ganar tiempo. O no perder el que tengo. Y con “Tiempo” me refiero a vivir centrado en mis Prioridades.

Como en todo este tiempo he practicado mucho y también me he equivocado mucho, he aprendido bastante. Así que apetecía compartir contigo una lista que creo es importante… por TODO lo que te puede llegar a dar.

En esta lista he recopilado una serie de momentos y situaciones para ganar tiempo diciendo “no”. Porque tal vez lo has perdido o porque lo necesitas conseguir para nuevas cosas. ¡Espero que te ayude tanto como a mí!

  1. Instalar esa aplicación que en el fondo no necesitas, pero que te llama tanto.
  2. Darte de alta en una nueva red social solo por la novedad o porque están los demás.
  3. Dedicar demasiado cada día a leer Blogs y páginas web.
  4. Juguetear con tu teléfono cuando no sabes qué hacer (un pasatiempo que ya es universal).
  5. Empezar un proyecto sin verlo claro ni haberlo estructurado o preparado.
  6. Abrir el Correo veinte veces solo para mirar y curiosear.
  7. Asistir a reunión a la que de verdad no tienes que ir.
  8. Ir a hacer la compra sin antes haber hecho la lista.
  9. Dejar que la frase «¡Diez minutos más!» venza cada día en la cama.
  10. Ir a un evento que suena muy bien pero que en el fondo no te va a aportar nada.
  11. Aceptar una interrupción que en el fondo podría esperar.
  12. Repetir cada día una tarea/actividad que ha dejado de tener sentido (¡revisa tus rutinas!).
  13. Dedicar demasiado a la TV (o Netflix, o similares).
  14. Probar (por probar) un nuevo Hábito productivo. (La Productividad, sin dirección ni objetivo, es malísima.)
  15. Ver videos en YouTube de forma encadenada, “picando” en las sugerencias que te van apariendo.
  16. Empeñarte en hacerlo todo tú, y no pedir la ayuda de otros que saben más.
  17. Revisar veinte veces tus redes sociales en busca de menciones y comentarios. (El “hambre de novedades” ya es un problema.)
  18. Decidir hacer mañana una tarea de la que no tienes información ni materiales. Está sin preparar.
  19. Aceptar una reunión que sistemáticamente se repetirá cada semana.

Por supuesto no hay que centrarse en todo esto. También luego tú debes añadir los tuyos. Pero a poco que te fijes en cuatro o cinco, y luego vayas añadiendo alguno, notarás un cambio progresivo y espectacular. Ganar tiempo es posible.

Yo te animo a poner tu Tiempo y tus Prioridades por delante. Por fin.

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7 errores que tal vez cometes hoy y que te complican mañana

Cada día que paso dedicado a mejorar, me doy cuenta de la BRUTAL importancia que tiene estar preparado y adelantarme. A veces esa preparación consiste en hacer una serie de cosas, o tener en cuenta una serie detalles antes de empezar. Y a veces se trata de no cometer ciertos errores hoy para no pagarlos mañana. Porque muchos te complican mañana.

El problema de muchos “errores” y malos hábitos que tú y yo cometemos durante el día, es que no los percibimos así. Y es cierto, en ese momento ese minifallo no es para tanto. Pero a base de repetirlo cada día deja de tener gracia.
Aquí tienes 7 errores que tal vez cometes hoy y que te complican mañana. Puede que tú no caigas en ellos. O puede que incluso haya más. Lo importante es grabarse a fuego que lo pequeño de hoy tiene más impacto mañana.

1. No haber pedido (ya) lo que sabes que vas a necesitar

¿Cuántas veces para hacer algo tú necesitas ANTES algo de otra persona? Muchísimas. Así que cuando te despistas o te confías, y no pides YA esa confirmación, esa información o esa tarea previa, sin darte cuenta estás generando una autourgencia. Y puede que una urgencia para otra persona o varias (¡estupendo!). Y cuando eso se convierte en lo habitual, tu manera de trabajar es torpe y lenta, incómoda para otros, y mediocre en general. Es uno de los errores más típicos… y parece que seguimos sin aprender.

2. No haber anotado eso que te han dicho “de pasada”

A menudo te piden o comentan cosas “de pasada”: al final de una reunión, casi levantándote; en una conversación de pasillo; junto a la máquina de café; en un correo junto a mil cosas más; en una llamada de teléfono o directamente en un “whatsapp” (cada vez más, por desgracia). El problema es que no siempre tienes las antenas puestas y puede que se te escapen cosas de lo que te dicen. Aunque tú digas «luego lo apunto», es fácil que olvides hacerlo, o que no pongas todas las cosas que te habían dicho. Sigue siempre la regla de oro de Productividad Personal: «Anota en cuanto surje».

3. No haber preparado esa importante llamada de teléfono/reunión

Sigue siendo uno de los tres principales fallos en nuestras llamadas/reuniones: no las preparamos ANTES. El problema está cuando frente a ti no tienes una llamada/reunión cualquiera, sino una de las gordas de verdad. No solo con clientes o tu jefe, sino con compañeros. Si no la preparas, el que no estás preparado eres tú. Y eso significa esto: estarás más desinformado, tendrás menos (buenas) ideas, y tu aportación será cada vez más insignificante. Si no lo haces hoy (o en días previos, que sería lo ideal), mañana no tendrás ni el tiempo ni la calma para hacerlo en condiciones.

4. No haber terminado esa tarea que has dejado a medias

Claro que hay tareas que no se pueden terminar siempre hoy. Por ejemplo porque es mucho trabajo y has decidido repartirlo entre dos y tres días. O porque ha surgido algo gordo que te ha obligado a modificar tu plan. Hablo de esa tarea que podías haber terminado si no te hubiera vencido la pereza o no hubieras caído en distracciones. Algo que deberías haber cerrado hoy queda pendiente para mañana. Eso se traduce en: sensación de frustración por no cumplir el plan, sobrecargar el día de mañana (todavía más), y por encima de todo subirte al mal hábito de no rematar las cosas cuando puedes. ¿Crees que es una buena receta para ser mejor cada día?

Cada día que paso dedicado a mejorar, me doy cuenta de la BRUTAL importancia que tiene estar preparado y adelantarme.

5. No haber entendido bien una orden de tu jefe/cliente

Piensa en un segundo la cantidad de información que fluye entre tu jefe y tú, o entre tus clientes y tú. Cambios, ajustes, contraórdenes, nuevas indicaciones… Por correo, teléfono, en persona… Y casi todo recae sobre ti. Toda es información no siempre llega clara y bien definida: te hablan o te escriben pero no sabes lo que te han pedido. El problema es que muchas veces lo dejas así, confiando que mañana estarás más lúcido y lo verás más claro. ¡Pregunta hoy! Acláralo ya. Como una vez me enseñó uno de mis jefes: «Nadie nunca te va a disparar por preguntar». Ahora, puede que mañana alguien te dispare por no hacer lo que se supone que habías entendido.

6. No procesar tu Correo por la tarde o antes de terminar

Indendientemente del número de veces que procesas tu Correo, hay un momento que nunca debería faltar: por la tarde, poco antes de terminar. Por un lado te ayuda a ver qué cosas nuevas (tareas) te han entrado para mañana, con lo que las puedes programar-preparar; pero también te permite responder consultas y peticiones que si no las ves, tal vez mañana se conviertan en imprevistos o incluso urgencias. Porque puede que ellos sí te estén pidiendo algo hoy para mañana.

7. No haber preparado la primera tarea de mañana

Muchos de nosotros empezamos el día con el fantástico hábito de “la Roca”. Empezar haciendo la tarea más importante, la que más impacto tiene, la que más resultados te da. Y la clave es hacerlo TODOS los días; eso a mí me cambió la vida. El problema es que muchas veces esas tareas requieren cierta preparación: recopilar material, buscar algún correo, hablar con alguien, rebuscar en Internet algo, etc. Si no lo has hecho hoy, mañana al llegar no lo vas a tener contigo. Con lo que tendrás que perder los primeros minutos en prepararte. Ese ya no va a ser el inicio de día que habías imaginado.

Los profesionales de primera van por delante de su trabajo, en lugar de perseguirlo. Claro que uno no siempre se puede adelantar hoy, y a veces no queda más remedio que hacerlo mañana. Pero cuando sistemáticamente cometes errores hoy que podrías evitar, te estás preparándo para fallar mañana. Los hábitos y detalles pequeños que dejan de serlo con el paso del tiempo.

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Soy Daniel Falcón, Director de Innovación y Transformación digital en Neo y así es como trabajo.

Neo es una consultora de innovación y estrategia digital que busca alcanzar los objetivos de los negocios, logrando resultados satisfactorios en la experiencia con la marca y sus públicos objetivos. Conversamos con su director, Daniel Falcón, tal vez, el que más sabe de analítica digital en el Perú.

Cuarteles Generales:
Desde hace 2 meses tengo 3 lugares de trabajo: Algún escritorio o sala de Neo, el Café Eureka (un café que me gusta cerca de Neo); o bien, la oficina en mi departamento.

Cargo actual: Director de innovación y transformación digital.

Una palabra que mejor describa tu trabajo: Retos.

Modelo de celular actual: iPhone 6.

¿Cómo es tu día de trabajo?
a. Investigación.
b. Reuniones con equipo Neo, clientes, startups y colegas.
c. Desarrollo de nuevos productos y soluciones, evolución de los actuales con diferentes equipos.

¿Qué significa Estrategia + Innovación Digital en el trabajo de Neo consulting?
Neo tiene como reto ser la consultora más importante de estrategia e innovación digital en el Perú. Para nosotros es trabajar en cojunto con nuestros clientes en lograr sus resultados de negocios utilizando internet y nuevas tecnologías. Desde optimizar lo que hacen ahora hasta crear nuevos productos, servicios y modelos de ingresos.

neo consulting
Cuarteles generales de Neo, consultora de innovación y estrategia digital.

En tu trabajo diario ¿Qué prefieres: Mac o Windows? ¿Por qué?
Actualmente Mac porque funciona sin tener mayores problemas como me sucedió hace ya muchos años con Windows. Lamentablemente las Macbook Air no han evolucionado como yo espero, pero por ahora la sigo prefiriéndo a Windows u otros sistemas operativos.

¿Qué App, software o herramientas te son tan indispensables que no podrías vivir sin ellas?
Google Docs, Microsoft Office, Evernote, Hangouts, Skype, Todoist.

Un cambio con mi nuevo puesto es que estoy forzándome a trabajar 30% de mi tiempo en mi celular (un experimento que estoy realizando).

Sabemos que por tu trabajo utilizas distintas procesadores de documentos ¿prefieres Office o Google Docs? ¿Por qué?
70% de tiempo Google Docs porque tengo que colaborar en diversos Spreadsheets, Docs, compartir en Drive documentos, libros. Eso sí, para presentaciones aún sigo prefiriendo PowerPoint y hay algunos archivos que necesitan Excel, por lo complejo de los mismos. Mi objetivo es usar cada vez más Google Docs.

¿Cuál es tu mejor atajo de productividad, si es que tienes alguno?
Estoy organizándome más entre mi bandeja de emails, lista de tareas y calendario para procrastinar menos. De hecho trabajo con personas mucho más organizadas y estructuradas que yo que concretan más lo que yo investigo y propongo.

¿A quién admiras?
Elon Musk, Steve Jobs como genios en nuestra época. Avinash Kaushik, Rand Fishkin, Larry Kim, Clayton Christensen como personas referentes en mi trabajo. Y Gastón Acurio como el genio peruano que ha construido toda una industría.

¿Qué herramientas utilizas con más frecuencia en tu trabajo?
Post-its, plumones, pizarras, lapices, cuadernos: Me expreso mejor visualmente, las ideas fluyen más.

Por otro lado, uso también juegos de mesa: Me ayudan a socializar, a conocer las personas en otro aspecto, a romper el hielo, a relajarnos antes de una reunión, a generar mejores ideas.

¿En qué cosa de todos los días eres mejor que cualquier otro?
En Neo en proponer muchas ideas y tomar decisiones muy rápido para llevar todo a la acción.

¿Qué música escuchas mientras trabajas?
Depende mucho de mi estado de ánimo. Últimamente: My Bloody Valentine, SlowDive, SPC Eco, Gliss, Cocteau Twins, Jesus & Mary Chain entre otros. Punk (Ezkorbuto, The Clash, G3, entre otros) y Post Punk (The Cure, Joy Division, Bauhaus, entre otros)

¿Tienes un sitio especial para encontrar la música?, ¿Varios sitios?
Spotify, Apple Music y Youtube

¿Qué estás leyendo ahora?
Tenemos un club de lectura en Neo en el cuál soy el responsable de elegir 02 libros por mes. En este momento estoy leyendo: Storytelling With Data y The Digital Transformation Playbook.

Revistas: Harvard Business Review, Inc, Forbes, Fortune.

Blogs: Mckinsey, Moz, Occam´s Razor, Wordstream, Kellogg Insights, Gestión, SE, entre otros.

¿Eres más introvertido o extrovertido?
Bastante introvertido al punto que después de 2 ó 3 reuniones necesito estar solo por un tiempo.

¿Cómo es tu rutina de sueño?
Duermo temprano: 10 pm cuando no doy clases en la Universidad. A las 12 pm cuando doy clases. Me despierto generalmente 4 o 5 am. Mis horas de lectura y de ver pendientes es muy temprano en la mañana.

¿Algo que quieras añadir a tus seguidores?
Vivimos un momento increíble con tantas posibilidades, hay que buscar aprovecharlas investigándolas, leyendo pero sobre todo intentando desarrollar nuevos proyectos.

¿Cuál es el mecanismo comercial que utilizas para atraer a tus clientes?
Investigar y escribir en diferentes lugares, desarrollar eventos, tener un equipo comercial en Neo y entender cada vez más el job to be done que tienen y co-crear con ellos.

¿Ellos te buscan o tú lo sueles buscar?
70% nos buscan , 30% los buscamos (equipo comercial).

¿Cuál es el costo de oportunidad de las empresas para trabajar con tu consultoría?
Nos comprometemos con los resultados de negocios y estamos buscando cada vez más generar mejores soluciones.

¿Es importante la cultura en los colegios y universidades? ¿Por qué?
Definitivamente. Somos lo que pensamos y parte importante de ello es la cultura.

¿Qué innovaciones enfrenta el mercado peruano para estos cinco años que vienen en lo que respecta al marketing digital?

  • Mobile first y Mobile Only.
  • Realidad aumentada y realidad virtual a menores precios y masificado.
  • Más dispositivos inteligentes no solo nuestros celulares.
  • Visualización y uso extendido del small data antes que Big Data.
  • Servicios y productos creados desde cero en digital por las empresas tradicionales.
  • Empresas que reten el modelo de Facebook y Google.
  • Uso más extendido de machine learning e inteligencia artificial.
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Soy Milton Vela, Director de Café Taipá y así es como trabajo.

Café Taipá es una consultora de reputación y marketing que ofrece diversos servicios para empresas que quieran gestionar apropiadamente su reputación en internet. Conversamos con su fundador, Milton Vela, quien es también autor del libro: Marketing y Reputación, de la Atracción a la Confianza.

Cuarteles Generales: Club Empresarial.

Cargo actual: Director cafetero.

Una palabra que mejor describa tu trabajo: Visión.

Modelo de celular actual: iPhone 6.

¿Qué apps, software o herramientas te son tan indispensables que no podrías vivir sin ellas?

Twitter, Keyhole.co, Waze, Facebook, Linkedin, Google Drive, Fotor.

¿Cuál es tu mejor atajo de productividad, si es que tienes alguno?

No dormir tarde, y levantarme de madrugada para resolver el problema pendiente. Estoy al 1000%.

¿A quién admiras?

Peter Drucker.

¿Qué herramientas utilizas con más frecuencia en tu trabajo?

Tweetdeck.

¿En qué cosa de todos los días eres mejor que cualquier otro?

Ver las cosas desde perspectivas diferentes para adelantarme a acciones.

¿Qué música escuchas mientras trabajas?

Bosa en Spotify.

¿Y tienes un sitio especial para encontrar la música?

Spotify es suficiente.

¿Qué estás leyendo ahora?

Triggers, de Marshall Goldsmith.

¿Eres más introvertido o extrovertido?

Soy un introvertido atrevido.

¿Cómo es tu rutina de sueño?

Duermo 6 horas y despierto a las 7:00 am

¿Algo que quieras añadir a tus seguidores?

Que reten a Café Taipá.

¿Cuál es el mecanismo comercial que utilizas para atraer a tus clientes?

Trabajo contenidos, los difundo en medios estratégicos, incluyendo conferencias, y llegan los clientes. También ayuda muchísimo los testimonios de clientes actuales.

¿Ellos te buscan o tú lo sueles buscar?

Felizmente me buscan.

¿Cuál es el costo de oportunidad de las empresas para trabajar con tu consultoría?

El desarrollo de estrategias de marketing reputacional, que considera el nuevo mercado donde el consumidor tiene más poder por su relación con los stakeholders de la empresa, debido a Internet.

¿Es importante la cultura en los colegios y universidades? ¿Por qué?

Es muy importante para que en las futuras empresas no hayan autómatas que saben hacer cosas, pero no para qué y con qué repercusión social.